Voici un chiffrier Excel gratuit pour suivre les revenus et les dépenses de jusqu'à dix logements locatifs. Six onglets et 52 colonnes : vous saisissez dans deux d'entre eux, vous en remplissez un une seule fois, et les trois autres calculent. Chaque dépense est rattachée à sa ligne d'annexe E de l'IRS au moment de la saisie, de sorte qu'une année de lignes s'additionne en un formulaire plutôt qu'en une pile qui reste à trier.
C'est là tout le principe. La comptabilité locative déraille presque toujours au même endroit : les chiffres sont bons, les reçus sont dans un dossier, puis en mars quelqu'un doit décider laquelle des 340 transactions était une réparation et laquelle était une amélioration, quelle part du versement hypothécaire était de l'intérêt, et combien valait le terrain au moment de l'achat. Ce travail n'est pas difficile. Il est simplement impossible à faire correctement neuf mois plus tard.
Six onglets. Deux dans lesquels vous saisissez, un que vous configurez une seule fois, et trois qui calculent.
L'onglet Properties est la configuration : une ligne par propriété, avec le prix d'achat et la valeur du terrain. Il en déduit la base amortissable et l'amortissement annuel. Toutes les listes déroulantes des autres onglets y puisent leur liste de propriétés, ce qui est la petite chose qui empêche « 123 Main » et « 123 Main St » de devenir deux propriétés distinctes dans votre sommaire.
Les onglets Income et Expenses sont le travail quotidien, avec 300 et 500 lignes déjà mises en forme. Les lignes de revenus portent une catégorie, un mode de paiement et un locataire. Les lignes de dépenses portent un fournisseur, une description, une référence de reçu et, surtout, une ligne d'annexe E.
Les onglets Monthly Summary, Schedule E Summary et Short-Term Rental sont calculés. On ne saisit rien dans les deux premiers. L'onglet mensuel donne le revenu brut, les dépenses d'exploitation, le bénéfice net d'exploitation, les intérêts, le flux de trésorerie et un ratio de dépenses, par mois et par propriété. Si ces termes sont nouveaux, le bénéfice net d'exploitation est le chiffre sur lequel repose l'évaluation d'un immeuble commercial, et le chiffrier le calcule exactement comme le ferait un courtier.
Chaque colonne, chaque formule et chaque liste déroulante sont détaillées plus bas sur cette page.
Un propriétaire de un à dix logements résidentiels aux États-Unis, qui produit l'annexe E et tient ses livres lui-même. C'est tout l'auditoire.
Il ne convient pas à un portefeuille commercial, où la période de récupération est de 39 ans plutôt que de 27,5 et où la structure des baux compte davantage que le journal des transactions. Il ne remplace pas un logiciel comptable dès que vous gérez une entreprise avec des employés et un flux bancaire. Et il ne convient pas à un immeuble canadien, pour les raisons données dans les questions ci-dessous.
C'est le seul jugement que le chiffrier ne peut pas porter à votre place, et c'est la distinction qui change ce que vous devez.
Une réparation maintient le bien dans l'état où il était déjà, et elle se déduit en entier dans l'année où vous la payez. Une amélioration fait l'une des trois choses que l'IRS nomme dans sa réglementation sur les biens corporels : elle bonifie le bien, elle le remet en état, ou elle l'adapte à un nouvel usage. Une amélioration est capitalisée et amortie sur plusieurs années.
Remplacer un robinet brisé est une réparation. Remplacer tous les robinets, accessoires et surfaces de la salle de bain le même mois est une rénovation, et une rénovation est une amélioration.
Mettez-y un chiffre. Une salle de bain de 9 000 $, traitée comme une réparation, se déduit en entier cette année et se rend à la ligne 14. Les mêmes 9 000 $, traités comme une amélioration, ne mettent rien à la ligne 14 et se récupèrent sur des années, à un rythme qui dépend de la catégorie d'actif. Même facture, 9 000 $ d'écart dans le total déductible de l'année.
L'onglet Expenses gère cela par une option de liste déroulante située hors de la liste des lignes de l'annexe E : Capital improvement (not line 5-19). La choisir enregistre la dépense, la garde hors de la ligne 14 et hors de votre ratio de dépenses d'exploitation, où elle ferait paraître catastrophique un mois parfaitement normal. Ce qu'elle ne fait pas, c'est calculer l'amortissement de cette amélioration, car cela dépend de la catégorie du bien et de sa date de mise en service. Cette partie revient à votre comptable.
Aux États-Unis, un bien locatif résidentiel s'amortit sur 27,5 ans, de façon linéaire. Le terrain, lui, ne s'amortit jamais, parce qu'il ne s'use pas.
La base que vous amortissez est donc le prix d'achat moins la valeur du terrain. C'est la raison de la colonne Land Value à côté de Purchase Price dans l'onglet Properties, et la raison pour laquelle le chiffrier ne calcule rien tant qu'elle est vide. Un raccourci courant consiste à reprendre le rapport terrain-bâtiment de l'évaluation foncière municipale. C'est un point de départ défendable, et c'est aussi le genre de chiffre qu'il vaut mieux faire valider une fois par un comptable plutôt que d'estimer pendant 27 ans.
Concrètement, avec la ligne d'exemple que le chiffrier contient déjà : un achat de 615 000 $ dont 92 000 $ de terrain donne une base amortissable de 523 000 $, et 523 000 $ sur 27,5 ans font 19 018,18 $ par année. Portez la valeur du terrain à 150 000 $ et le montant annuel tombe à 16 909,09 $. Une seule colonne déplace la déduction de plus de 2 000 $ par année pendant 27 ans, et c'est pourquoi le chiffrier ne calcule rien tant qu'elle est vide.
Le diviseur de 27,5 occupe une cellule visible : pour un bien commercial, on le remplace par 39 sans toucher à une formule.
Si vous utilisez le bien vous-même, deux seuils comptent, et l'onglet Properties comporte une colonne pour chacun.
Un usage personnel de plus de 14 jours, ou de plus de 10 % des jours de location à la juste valeur marchande, fait basculer le bien dans les règles applicables aux habitations. Les dépenses cessent d'être entièrement déductibles et doivent être réparties entre l'usage locatif et l'usage personnel. La publication 527 en donne le détail.
Noter les Fair Rental Days et les Personal Use Days au fur et à mesure ne coûte rien. Les reconstituer à partir d'un calendrier en avril, c'est là que l'on se met discrètement à estimer.
Il n'importe rien de votre banque, ne calcule pas l'amortissement des améliorations, ne gère pas la paie, ne produit pas de bilan et ne transmet rien. Il ignore votre taux marginal, il ne peut pas vous dire si vos pertes locatives sont déductibles cette année, et il ne vous avertira pas quand vous êtes sur le point de franchir un seuil.
C'est un journal de transactions dans lequel les catégories du formulaire fiscal sont intégrées aux listes déroulantes. C'est une promesse plus étroite que celle de la plupart des chiffriers locatifs, et c'est la partie qui tient encore la route en avril.